La recepción de una notificación de la Agencia Tributaria solicitando una comprobación o inspección es una situación que, de forma natural, genera inquietud en cualquier empresario. Sin embargo, en la mayoría de los casos, este proceso no debe representar un conflicto si la entidad mantiene una gestión organizada y una documentación íntegra
La clave para superar este proceso con éxito reside en la trazabilidad y la organización previa. Tener la información preparada con antelación no solo facilita el proceso, sino que aporta seguridad y reduce el estrés ante este tipo de situaciones
Una inspección no es más que un proceso de verificación donde Hacienda nos pide demostrar que lo que hemos declarado coincide con la realidad de nuestra actividad. A continuación, detallamos el protocolo de documentación que debe estar permanentemente disponible para garantizar una respuesta técnica y segura.
1. El «Kit Básico» de Identificación
Antes de entrar en el análisis contable, la Inspección verificará la capacidad jurídica y la legitimidad de la actividad. Es imprescindible disponer de:
- Documentación Societaria: Escrituras de constitución, estatutos actualizados y poderes de representación (o el alta censal en el caso de autónomos).
- Identificación Fiscal: Tarjeta de NIF de la entidad o DNI del titular.
- Inmuebles y Licencias: Títulos de propiedad o contratos de arrendamiento de las sedes operativas, junto con sus correspondientes licencias de actividad y apertura.
2. Documentación Laboral:
Esta es una de las áreas de mayor fiscalización debido a la coordinación entre la Inspección de Trabajo y la Tributaria. Se debe acreditar:
- Registros de jornada: Es imperativo contar con los fichajes diarios de la plantilla, debidamente firmados y actualizados. Su ausencia es motivo de sanción grave.
- Contratos de trabajo y altas en la Seguridad Social: La lista de la plantilla debe coincidir con la realidad, y la empresa debe de tener los contratos de trabajo vigentes y justificantes de alta en la Seguridad Social.
- Cotizaciones y Salarios: Relaciones Nominales de Trabajadores (antiguos TC1 y TC2), así como las nóminas selladas y sus respectivos justificantes bancarios de pago.
3. Prevención de Riesgos Laborales (PRL)
No basta con disponer de la póliza; la empresa debe demostrar la ejecución real del plan preventivo:
- Plan de Prevención: Evaluaciones de riesgos y planificación de la actividad preventiva.
- Formación de los empleados: Acreditaciones de que cada trabajador ha recibido formación específica sobre los riesgos de su puesto.
- Vigilancia de la salud: Documentación que acredite que se han ofrecido los reconocimientos médicos legalmente establecidos.
4. Fiscalidad y Contabilidad
Cuando el foco es tributario, la consistencia de los números es la prioridad. La documentación obligatoria se divide en:
- Libros Registro de Facturas (Expedidas y Recibidas): Deben mantener una numeración correlativa sin saltos cronológicos, con desglose detallado de bases imponibles y tipos de IVA.
- Libros contables: Libro Diario, Libro Mayor y Libro de Inventarios y Cuentas Anuales debidamente cerrados y cuadrados con el Registro Mercantil.
- Libros de bienes de inversión: Registro de activos (maquinaria, mobiliario, vehículos) con sus correspondientes cuadros de amortización técnica.
- Histórico fiscal (IVA, IRPF, Sociedades): Los modelos presentados en los últimos 4 años.
Los libros deben estar actualizados, correctamente cumplimentados y coherentes con las declaraciones presentadas.
5. Soporte documental de la actividad y justificación de gastos
Tener el registro contable no es suficiente; cada apunte debe estar respaldado por una prueba documental sólida. La normativa exige que los gastos sean «necesarios para la obtención de ingresos»:
- Facturas Formales: Se deben descartar tickets o facturas simplificadas para la deducción del IVA. La factura debe ser completa y detallar el servicio prestado.
- Soporte contractual: Contratos o presupuestos aceptados que den origen a gastos relevantes (consultoría, servicios profesionales o alquileres) para acreditar que la operación es real y no ficticia.
- Afectación a la Actividad: En gastos de uso mixto (vehículos o telefonía), es aconsejable conservar pruebas adicionales como agendas de visitas o correos electrónicos que vinculen el gasto con la actividad profesional.
6. Trazabilidad financiera y control de efectivo
La conciliación bancaria es el último paso de la verificación: demostrar el flujo real del dinero.
- Extractos bancarios conciliados: Cada movimiento en la cuenta corriente de la empresa debe estar vinculado a una factura, nómina, gasto o ingreso.
Justificantes de medios de pago: Para operaciones superiores a 1.000 euros, es obligatorio conservar el soporte del pago bancario (transferencia, cheque nominativo o ingreso), cumpliendo estrictamente con la normativa de limitación de pagos en efectivo.
Check-list de control:
| Documento Crítico | Estado ideal | Función ante el inspector |
| Modelos Tributarios | Copias de los modelos presentados | Asegurar coherencia entre lo declarado y lo registrado. |
| Extractos Bancarios | Conciliados asiento por asiento. | Demostrar la realidad material de los pagos y cobros. |
| Libro de Bienes de Inversión | Cuadro de amortizaciones al día. | Justificar la deducción por compra de activos (maquinaria, equipos). |
| Escrituras y Actas | Copias autorizadas y libros de socios. | Acreditar la titularidad y las decisiones societarias. |
| Registro de Jornada | Firmas diarias de los empleados (si los hay). | Evitar sanciones graves de la Inspección de Trabajo |
Conclusión:
Una inspección no tiene por qué derivar en una sanción si la empresa es capaz de responder con diligencia. El orden documental es, en sí mismo, un mensaje de transparencia hacia la Administración que reduce drásticamente el tiempo de revisión y el riesgo de interpretaciones subjetivas por parte del inspector.